Branchen · Autohaus & Kfz-Werkstatt
Bauen Sie sich Ihre Werkzeuge selbst.
Die Anlässe für nützliche Werkzeuge liegen in Ihrem Tagesgeschäft herum – in Verträgen, die keiner mehr liest, in Vorschriften, die sich ändern, in Belegen, die jemand von Hand vergleicht.
Wir verkaufen Ihnen dafür keine Software. Wir zeigen Ihrem Betrieb, wie er solche Werkzeuge selbst baut – klein, passgenau und im eigenen Haus.
Sie haben ChatGPT oder Copilot schon ausprobiert? Dann kennen Sie die Hälfte. Hier sehen Sie in einem Klick, was in Ihrem Bereich dazukommt. Hier starten →Das ist kein Konzept. Das läuft.
Ein Vertragsbetrieb in Norddeutschland hat binnen weniger Monate über 20 solcher Werkzeuge in den Einsatz gebracht – vom Monteurbericht am Tablet mit automatischer Zuordnung über den Wareneingang mit Abhak-Liste bis zu aufbereiteten Vertrags- und Garantieregelwerken zum Nachschlagen. Für die eigene Wissensbasis wurden dabei rund 20.000 Rechnungen aus vier Jahren ausgewertet. Die Liste wächst laufend weiter – fast jedes Werkzeug ist an einem konkreten Ärgernis aus dem Tagesgeschäft entstanden.
Warum das für Sie interessant ist
- ✓ Die Werkzeuge sind im echten Werkstattalltag entstanden – nicht am Reißbrett
- ✓ Was dort läuft, ist als Vorlage übertragbar; die Inhalte selbst gehören dem jeweiligen Betrieb
- ✓ Auf dieser Seite unterscheiden wir ehrlich zwischen „läuft produktiv“ und „daraus baubar“ – was folgt, ist Vorlage, nicht Versprechen
Fragen Sie ihn selbst
Der Geschäftsführer dieses Betriebs gibt gern Auskunft – aus erster Hand, von Unternehmer zu Unternehmer. Was hat funktioniert, was hat gedauert, was würde er heute anders machen? Auf Wunsch stellen wir den Kontakt her.
Gekürzte Rechnungen, die niemand nachhält
Das ist Geld, das Ihrem Betrieb schon gehört – und das er nicht bekommt.
Bei Unfallreparaturen kürzt der Versicherer regelmäßig Positionen. Bei der Garantieabrechnung kürzt der Hersteller die Gutschrift. In beiden Fällen nimmt man es hin – die nächste Reparatur wartet schon.
Die Beträge je Fall sind klein genug, dass niemand streitet – und in Summe groß genug, dass es sich lohnt, sie zu zählen.
Was daraus entstehen kann
- ✓ Ein Kürzungs-Prüfer: Kürzungsschreiben rein, Gegenüberstellung raus – welche Position, welcher Betrag, welche Begründung, was davon nachvollziehbar ist
- ✓ Eine Sammlung der wiederkehrenden Kürzungsbegründungen – und was man ihnen entgegenhält
- ✓ Eine Garantie-Nachkontrolle nach der Gutschrift, die aufgelaufene Kürzungen sichtbar macht statt sie abzuschreiben
- ✓ Eine Prüfung vor dem Absenden des Garantieantrags: Sind die geforderten Nachweise vollständig?
Was hat Ihr Betrieb dem Hersteller eigentlich zugesagt?
Der ergiebigste Bereich – und der, den kein Betrieb gern anfasst.
Die meisten wissen nicht, was in ihrem eigenen Vertragsanhang steht – bis jemand danach fragt. Etwa vor einer Prüfung oder einer Vertragsverlängerung.
Und an der Annahme entscheidet der Serviceberater nach Gefühl, was der Wartungsvertrag übernimmt und was der Kunde zahlt. Jede falsche Zuordnung kostet entweder Geld oder eine unangenehme Kundenerklärung.
Was daraus entstehen kann
- ✓ Eine Selbstauskunft: je Anforderung erfüllt, offen oder nicht anwendbar – mit dem Nachweis daneben
- ✓ Ein Fristenblatt für alles, was jährlich fällig ist
- ✓ Ein Vertrags-Lotse zum Nachschlagen an der Annahme – eine einzelne Datei, läuft ohne Server auf jedem Tablet
- ✓ Ein Vorgangs-Prüfer: Rechnung rein, ein Blatt raus – was zahlt der Vertrag, was der Kunde
Der Zettel, den keiner mehr findet
Monteurberichte, Lieferscheine, Werkstattpapiere – die kleinen Handgriffe, die täglich anfallen.
Der Monteur schreibt seinen Bericht auf Papier. Bei der nächsten Reklamation sucht jemand eine Viertelstunde danach – wenn er ihn findet. Im Lager liegen Lieferscheine, die erst Tage später mit der Rechnung verglichen werden. Falls überhaupt.
Was daraus entstehen kann
- ✓ Ein Monteurbericht am Tablet – mit Fahrzeugdaten aus Ihrem Dealer-Management-System, Fotos und Diktat statt Tippen
- ✓ Der eigentliche Gewinn ist die Zuordnung: Der Bericht hängt später am richtigen Auftrag, ohne dass jemand sortiert – nicht das Digitalisieren an sich
- ✓ Handschriftliche Altberichte: Der Großteil lässt sich zuverlässig auslesen – Unsicheres wird markiert statt geraten
- ✓ Ein Wareneingang am Tablet: Beleg erkennen, Positionen abhaken, Abweichungen festhalten
Zwei ehrliche Einschränkungen: Automatisch zugeordnet wird nur bei eindeutigem Treffer – alles andere landet zur Sichtung. Denn ein Prüfsystem, das oft grundlos anschlägt, wird nach zwei Wochen weggeklickt – und dann fängt es auch die echten Fälle nicht mehr ab. Lieber ein Fall zu wenig gemeldet als drei zu viel. Und beim Wareneingang liefert jeder Lieferant seine Papiere anders – pro Lieferant kommt ein Stück Einrichtung dazu.
Der Ort, an dem all das liegt
Ein Dealer-Management-System haben Sie. Ein Dokumentenarchiv meist nicht – und genau das ist die Grundlage für alles davor.
Die Verträge stehen im Aktenordner im Regal. Die Rechnungen stecken im Dealer-Management-System. Die Monteurberichte liegen im Stapel neben dem Drucker. Der Herstellervertrag ist irgendwo im Büro vom Chef – vermutlich. Jede Auskunft beginnt mit Suchen, an vier verschiedenen Orten.
Was ein Dokumentenarchiv daran ändert
- ✓ Verträge, Rechnungen, Berichte und Belege liegen an einem Ort – auffindbar in Sekunden statt in Aktenordnern
- ✓ Durchsuchbar bis in den Text gescannter Seiten – auch der Wartungsvertrag von 2019
- ✓ Aufbewahrungsfristen im Griff, revisionssicher abgelegt – der Prüfer bekommt, was er braucht, ohne Suchaktion
- ✓ Und vor allem: Es ist die Datengrundlage, aus der die Werkzeuge schöpfen – der Kürzungs-Prüfer braucht die alten Rechnungen, der Vertrags-Lotse die Verträge, die automatische Zuordnung ein Archiv, in das sie ablegen kann
Ohne diese Basis bleibt jedes Werkzeug ein Einzelstück. Ihr Dealer-Management-System bleibt dabei, wie es ist – das Archiv kommt daneben, nicht an seine Stelle. Wir setzen dafür DOCBOX® ein und richten es mit ein.
Fachassistenten statt einer Allzweck-KI
Nicht eine KI, die alles ein bisschen kann – je ein Assistent pro Fachgebiet.
In vielen Betrieben trägt ein Einzelner das ganze Fachwissen: welche Belege ein Garantiefall braucht, welche Ausnahme einmal teuer war, was der Vertrag wirklich hergibt. Dieses Wissen liegt nur in einem Kopf – und ist weg, wenn dieser Mensch im Urlaub ist. Oder geht.
Ein allgemeiner Assistent antwortet plausibel. Ein Fachassistent antwortet mit Beleg – oder sagt, dass es dazu keinen gibt.
Was daraus entstehen kann
- ✓ Je ein Assistent für Garantie, Verträge und Werkstattprozesse – jeder kennt nur seinen Bereich, dafür das geprüfte Hauswissen
- ✓ Das Wissen dafür entsteht ohnehin: Es wird einmal ordentlich aufgeschrieben, statt in Gesprächsnotizen zu versickern
- ✓ Eine geordnete, nachschlagbare Wissensbasis Ihres eigenen Betriebs – die bleibt, auch wenn Personen wechseln
Ehrlich gesagt: Der Assistent ist technisch schnell angelegt. Die eigentliche Arbeit ist das Aufschreiben – die Regel und die Ausnahme, die einmal teuer war. Genau dabei helfen wir.
Wie wir vorgehen
Einen Beleg maschinell auslesen zu lassen, ist der einfache Teil – das ist an einem Nachmittag eingerichtet. Die eigentliche Arbeit steckt darin, dass das Werkzeug merkt, wann es sich selbst nicht trauen darf. Dafür braucht es eine Größe, die auf dem Beleg selbst nachprüfbar ist: die Summe unten, die Anzahl der Positionen, der zugehörige zweite Beleg. Kein Werkzeug geht in Betrieb, ohne dass an echten Fällen geprüft wurde, ob es stimmt.
Lieber ein Werkzeug, das einen Handgriff vollständig abnimmt, als eine Plattform, die alles halb kann. Fast jedes gute Werkzeug entsteht an einem einzigen Ärgernis.
Kunden-, Vertrags- und Herstellerdaten bleiben im Betrieb. Ihr Herstellervertrag verbietet die Weitergabe ohnehin – und bei einem Cloud-Anbieter haben diese Daten nichts verloren. Das ist die Voraussetzung dafür, dass Sie solche Werkzeuge überhaupt einsetzen dürfen.
Die Fragen, die Sie zu Recht stellen
Wer baut und betreibt das bei mir?
Es braucht keine IT-Abteilung, sondern eine neugierige Person in Ihrem Betrieb – jemanden, der die Abläufe kennt und Lust hat, sie zu verbessern. Wir richten die Umgebung ein, zeigen die Handgriffe und begleiten die ersten Werkzeuge. Gebaut und weiterentwickelt wird im Betrieb.
Und wenn diese Person geht?
Die Werkzeuge und die Wissensbasis gehören Ihrem Betrieb, nicht der Person und nicht uns. Alles wird so dokumentiert, dass ein Nachfolger – oder wir – daran weiterarbeiten kann. Diese Frage stellen wir lieber selbst, bevor Ihr Steuerberater sie stellt.
Was brauche ich technisch?
Weniger, als die meisten vermuten. Einen Rechner im Haus – und der muss nicht groß sein: Im Betrieb, von dem hier die Rede ist, trägt ein Mac mini M4 Pro mit 48 GB Arbeitsspeicher für rund 2.400 Euro netto den kompletten KI-Betrieb. Handschriften auslesen, Wissensarchiv, Abgleich der Garantie-Richtlinien – und das Gerät ist dabei nicht einmal ausgelastet; die schwere Rechenarbeit läuft ohnehin nachts. Der Hebel für gute Ergebnisse liegt nicht in der Gerätegröße, sondern in einer sauber formulierten Aufgabenstellung.
Dazu kommt das Dokumentenarchiv aus Abschnitt 05 und je nach Werkzeug eine Schnittstellenlizenz Ihres Systemherstellers. Ihr Dealer-Management-System bleibt, wie es ist – es geht nicht um einen Systemwechsel, sondern darum, das Vorhandene anzuzapfen. Welche Wege es dafür bietet, klären wir vor Ort. Auch Kleinigkeiten prüfen wir vorher: Web-Anwendungen auf Android-Tablets bekommen zum Beispiel keinen Kamera- und Mikrofonzugriff.
Warum dauert das länger, als es aussieht?
Weil das fertige Werkzeug am Ende oft erstaunlich klein ist – und die Zeit vorher draufgeht, herauszufinden, wie Ihr System sich wirklich verhält. Das ist wie in Ihrer Werkstatt: Der Handgriff dauert zwanzig Minuten, die Diagnose zwei Stunden. Wir sagen Ihnen deshalb vorher, was wir noch nicht wissen – und messen es, statt es zu schätzen.
Wo ist die Grenze?
Manches geht nicht, und das sagen wir vorher. Schlecht gescannte Fahrzeugscheine massenhaft auslesen – klappt derzeit nicht zuverlässig. Die passende Teilenummer aus einem Foto bestimmen – auch nicht; deshalb prüft der Meister und gibt frei, statt dass etwas ungeprüft rausgeht. Die Werkzeuge nehmen Handgriffe ab, sie ersetzen keinen Meister.
Der erste Schritt
Ein halber Tag Rundgang durch Ihren Betrieb. Danach bekommen Sie eine Liste der Anlässe, die bei Ihnen herumliegen – aus Ihrem Alltag, nicht aus einem Katalog. Was daraus wird, entscheiden Sie: ein erstes Werkzeug, oder auch nur eine geordnete Wissensbasis Ihres Betriebs, ganz ohne Software. Auch das ist ein gutes Ergebnis.
Klingt nach Ihrem Betrieb?
Dann lassen Sie uns darüber reden.
Konkret, kostenlos, ohne Verkaufsdruck – der Einstieg ist ein Rundgang durch Ihren Betrieb, ein Angebot gibt es danach.
Kontakt aufnehmen →Für Innungen und Verbände: Wir kommen gern mit einem kostenlosen Fachvortrag zum Thema „KI im Kfz-Alltag“ zu Ihrer Versammlung oder Ihrem Meisterstammtisch – sprechen Sie uns an.