KI-Integration · Scharnhorst Consulting GmbH
Damit morgens klar ist, was anliegt.
KI, die Ihre Dokumente liest, Ihre E-Mails kennt und Routineaufgaben übernimmt – lokal auf Ihrer Hardware, ohne Cloud-Zwang, DSGVO-konform.
Dokumente & DMS
Sandra braucht den Wartungsvertrag von 2019. Den hat damals ihr Kollege abgelegt. In welchem Ordner, auf welchem Laufwerk, unter welchem Namen – niemand weiß es mehr. Eine Stunde später gibt sie auf.
Was die KI stattdessen tut
- ✓ Dokumente beim Eingang automatisch klassifizieren und verschlagworten
- ✓ Inhalte durchsuchbar machen – auch gescannte PDFs
- ✓ Auf Anfrage direkt antworten: „Was steht im Vertrag mit Firma X zu Gewährleistung?"
Kommunikation
Montag, 7:47 Uhr. 42 ungelesene E-Mails. Thomas scrollt, liest halb, markiert nichts, schließt das Fenster. Um 11 Uhr ruft ein Kunde an, den er längst hätte zurückrufen sollen.
Was die KI stattdessen tut
- ✓ E-Mails der letzten Tage analysieren und priorisieren
- ✓ Tages-Briefing erstellen: Was ist dringend? Was wartet? Was hat sich erledigt?
- ✓ Support-Tickets zusammenfassen mit konkreter Handlungsempfehlung
Prozessautomatisierung
Jeden Freitag: Zeiterfassung exportieren, in Excel umformatieren, an die Buchhaltung mailen. Dauert 40 Minuten. Seit drei Jahren. Petra hat aufgehört, darüber nachzudenken.
Was die KI stattdessen tut
- ✓ Wiederkehrende Aufgaben erkennen und automatisieren
- ✓ Berichte, Exporte und Mails nach Zeitplan ohne manuellen Eingriff
- ✓ Neue Automatisierungen auf Zuruf ergänzen – kein Programmierwissen nötig
Anwendungschaos
Auf Markus' Monitor laufen gleichzeitig: das Warenwirtschaftssystem (für die Kundennummer), Outlook (für die Bestellhistorie), Excel (für die offenen Posten), ein PDF-Reader (für den letzten Vertrag) und das Ticketsystem (weil gerade jemand anruft). Er kopiert eine Zahl von Fenster zu Fenster. Täglich. Stundenlang. Das nennt sich hier „Arbeiten".
Was stattdessen möglich wäre
- ✓ Ein einziges System, das nur das enthält, was wirklich gebraucht wird
- ✓ Kundenstamm, Dokumente, Kommunikation und Aufgaben an einem Ort
- ✓ Keine Lizenzkosten für 80 % ungenutzten Funktionsumfang
33 Grad im Schatten
Es ist heiß. Eigentlich viel zu heiß zum Arbeiten. Peter sitzt im Garten, Füße im kalten Wasser, Laptop auf dem Schoß – und baut seine Website komplett neu.
Was die KI dabei tut
- ✓ Komplexe Aufgaben im Dialog strukturieren und zu Ende denken
- ✓ Alternativen vorschlagen und auf eine Empfehlung reduzieren
- ✓ Entscheidungen festhalten, Konzept schreiben, Plan erstellen
- ✓ Der Unternehmer als Entscheider – die KI erledigt den Rest
Datenschutz & KI
KI, die Ihr Haus nicht verlässt.
- ✓Läuft auf Ihrer eigenen Hardware via Ollama
- ✓Keine einzige Zeile Ihrer Daten verlässt das Haus
- ✓Kein API-Vertrag, kein Drittanbieter-Risiko
- ·Anthropic Claude API mit Datenverarbeitungsvertrag
- ·Für Betriebe ohne eigenen KI-Server
- ·In den Einstellungen umschaltbar
„Wir setzen das täglich selbst so ein – auf einem Mac mini 4 Pro mit M4-Chip."
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