Scharnhorst Consulting GmbH · Entwicklungschronik
Wie ein 64-Jähriger ohne eine Zeile Programmiererfahrung sein eigenes ERP gebaut hat.
Und warum das genau die richtige Entscheidung war.
Ich bin Peter Scharnhorst, 64 Jahre, Geschäftsführer der Scharnhorst Consulting GmbH. DOCBOX®-Fachhändler seit Jahren. Erfahrung in Präsentation, Schulung und Verkauf – reichlich. Programmierkenntnisse – keine. Nicht ein bisschen.
„Ich weiß genau, was ich will. Und noch genauer, was ich nicht will. Das war immer mein Problem mit Standardsoftware: Hier kann mir keiner erklären, warum ich Funktionen bezahlen soll, die ich niemals anfassen werde."
Was ich wollte: ein System, das meinen Arbeitsalltag als DOCBOX®-Fachhändler abbildet. Kundenstamm, Angebote, Rechnungen, Ablage – und das alles in einem Fluss, ohne Systemwechsel, ohne manuelle Kopierarbeit, ohne monatliche Lizenzrechnung.
Ja, gerne:
- ✓Exakt meine Prozesse – nicht die eines Durchschnittsbetriebs
- ✓Direkte DOCBOX®-Integration, keine Brücken-Tools
- ✓Daten bleiben bei mir – auf meiner Hardware
- ✓Änderungen, wenn ich sie brauche – sofort
- ✓Browser-Oberfläche, kein Installationsaufwand
- ✓Startet automatisch, läuft im Hintergrund
Nein, danke:
- ✗Monatliche Lizenzgebühren für Funktionen, die ich nie nutze
- ✗Irgendwelche Daten irgendwo in der Cloud
- ✗Halbjährige Rollouts und IT-Projekte
- ✗Abhängigkeit von Anbieter-Roadmaps
- ✗Standard-Vertriebsprozesse, denen ich hinterherlaufen muss
- ✗Kompromisse, die andere als „Best Practice" bezeichnen
Der entscheidende Schritt: KI als Entwicklungspartner
Das Modell ist denkbar einfach: Ich liefere das Domänenwissen – ich weiß, wie Fachhandel, DOCBOX®-Vertrieb und Kundenbeziehungen in der Praxis funktionieren. Die KI liefert den Code. Keiner muss dem anderen seinen Job erklären. Die Kombination aus klarer Anforderung und direkter Umsetzung produziert in Stunden, was anderswo Monate dauert.
Chronik
Wie das System gewachsen ist – von Null auf produktiv
Was heute als vollständiges ERP im täglichen Betrieb läuft, begann mit einer einfachen Idee: Angebote strukturiert erstellen. Alles andere kam danach – organisch, bedarfsgetrieben.
FastAPI + SQLite + Autostart
Ein Python-Webserver, eine SQLite-Datenbank, ein macOS-LaunchAgent. Fertig ist das Grundgerüst: Das ERP läuft beim Login automatisch im Hintergrund auf Port 8765 und ist über jeden Browser erreichbar. Kein Installationsaufwand für Nutzer, keine IT-Pflege.
Neue Kunden in Sekunden anlegen
URL eingeben, Rest kommt automatisch: Das System liest Firmenname, Adresse, Handelsregister-, Steuer- und USt-ID direkt aus dem Impressum der Kundenwebsite. Kundenstammdaten ohne manuelles Abtippen – das erste echte Zeitsparpotenzial.
CRM mit Ansprechpartnern und Dokumenthistorie
Vollständiges Kunden-CRM: Stammdaten, beliebig viele Ansprechpartner, Dokumentenübersicht pro Kunde. Direkt im Browser, ohne externes Tool.
Angebot → Auftragsbestätigung → Rechnung
Der vollständige Vertriebszyklus in einem System: Angebote mit Positionslisten, Nummernkreisen, Versionshistorie; Umwandlung in AB und Rechnung per Klick; Statusverfolgung über alle Stufen. Ab hier läuft der tägliche Vertriebsprozess vollständig digital.
Dokument fertig – direkt versenden
Playwright erzeugt druckfertige PDFs aus den HTML-Vorlagen. SMTP-Versand per Infomaniak direkt aus dem ERP. Kein Zwischenspeichern, kein Öffnen des Mailprogramms. Angebot fertig, Angebot draußen – ein Klick.
Tagesüberblick beim Öffnen des Browsers
KPI-Kacheln für offene Angebote, laufende Rechnungen, Monatsumsatz. Balkendiagramm Monatsvergleich. Liste der aktionspflichtigen Dokumente. Morgens aufmachen – sofort orientiert, ohne einen Bericht zu generieren.
Kein Termin fällt mehr durch den Rost
Teststellungen werden mit 30-Tage-Frist erfasst. Nach 14 Tagen erscheint die automatische Nachfass-Erinnerung. Konvertierung zu Vollversion per Klick mit DOCBOX®-Anbindung. Das Vertriebstool für den Fachhandel, das keiner kaufen konnte – also gebaut.
Screenshots aus dem produktiv genutzten System (Anzeigedaten zu Demonstrationszwecken).
Alles konfigurierbar, nichts im Code versteckt
Firmendaten, SMTP, DOCBOX®-Zugangsdaten – alles über die Einstellungsseite pflegbar, kein Anfassen von Konfigurationsdateien nötig. LaunchAgent offiziell aktiviert: Das ERP startet von nun an automatisch beim macOS-Login und läuft dauerhaft.
Kern der Integration: Kunden und Rechnungen direkt archiviert
Kunden-Info-PDFs und Rechnungen werden automatisch in die DOCBOX® des jeweiligen Kunden abgelegt – per DOCBOX® REST API v2. Kein manuelles Hochladen mehr. PDFs sind direkt im ERP vorschaubar über einen Proxy-Endpunkt.
Wenn die Realität auf den Code trifft
SMTP-Passwörter mit Sonderzeichen, Python 3.14-Inkompatibilitäten, Jinja2-Eigenheiten, Scraper-Grenzfälle, ein HTML-Parser-Bug durch falsch eingebettete JSON-Daten – alles gefunden, alles behoben. Das Ergebnis: ein stabiler Kern, der täglich läuft.
Fachhandel ist kein Einheitsbrei
Drei Kundensegmente: Eigenkunde, Fremdkunde (über Fachhandelspartner), Partner selbst – mit differenziertem Dokumenten-Workflow je Segment. Dazu: Zeiterfassung mit Projektbericht, TAN-Pool für Lizenzverwaltung, CSV-Export für die Buchhaltung, Pro-Forma-Angebote mit automatischem Fachhandelspartner als Briefempfänger.
Support-Tickets, die sich selbst zusammenfassen
Zammad-Tickets werden automatisch per KI analysiert: Was muss sofort erledigt werden? Was kann warten? Die KI fasst Ticket-Inhalte zusammen und bewertet die Dringlichkeit. Dashboard-Kachel zeigt nur die Tickets, die wirklich Handlung erfordern.
PDF rein, aktuelle Preise drin
DOCBOX®-Preislisten werden als PDF hochgeladen und automatisch geparst: Kaufpreise, Mietpreise, Cloud-Optionen – strukturiert extrahiert, Diff angezeigt, mit einem Klick aktiv. Keine manuelle Pflege von Preistabellen mehr.
Testmodus, Quittierung, Backup
Separate Testinstanz auf Port 8766 mit eigenem Datenbankfile und rotem Warnbanner. Stündliche automatische Sicherung auf die Synology DS218 via rsync. Quittierung von Tickets: erledigt markieren, automatisch wieder aktiv wenn Zammad eine echte Änderung meldet.
Morgens aufmachen – sofort wissen, was los ist
Telefon-Button: 1-Klick-Anruf direkt aus der Kundenliste – primär die Nummer des Hauptansprechpartners, automatischer Fallback auf Firmennummer. Mail-Client: E-Mails lesen und schreiben direkt im ERP, mit Kundenfilterung und IMAP-Integration. KI-Briefing: Alle E-Mails der letzten 7 Tage werden analysiert, Kundenmails priorisiert, thematisch geclustert, Aufgaben extrahiert. Ergebnis: eine klare To-do-Liste – auf Knopfdruck.
E-Rechnungspflicht erfüllt, ohne externe Tools
ZUGFeRD bettet maschinenlesbares XML direkt ins Rechnungs-PDF ein – kompatibel mit DATEV und allen gängigen Buchhaltungssystemen. Ein Klick, fertige E-Rechnung, direkt aus dem ERP heraus.
Nachfassen, ohne dass jemand daran denken muss
Der KI-Assistent erkennt, wann eine Nachfassung fällig ist – z. B. bei laufenden Teststellungen. Er formuliert die passende Follow-up-Mail vor und bereitet den Gesprächsleitfaden für den Anruf auf. Kein Termin fällt mehr durch den Rost.
Die KI-Analyse läuft vollständig lokal über Ollama auf einem Apple Mac mini 4 Pro (M4-Chip, Neural Engine). Keine Geschäftsdaten verlassen das Haus. Kein API-Vertrag, kein Datenschutzrisiko, keine Cloud-Abhängigkeit. Alternativ: Anthropic Claude API mit Datenverarbeitungsvereinbarung – umschaltbar in den Einstellungen.
Was heute produktiv läuft
Was als Nächstes kommt?
Schauen wir mal.
„Ich habe keine Zeile Code geschrieben. Ich habe gewusst, was ich will. Das war genug. Vielleicht sogar mehr als genug – weil ich nicht an technische Einschränkungen gedacht habe, sondern nur an das, was mir im Alltag wirklich hilft."
Lassen Sie uns über Ihren Prozess reden.
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