Individuelle Software-Lösungen · Scharnhorst Consulting GmbH

Vergessen Sie alles, was Sie über Softwareentwicklung wissen.

Wenn Sie nichts wissen, umso besser, das macht die Sache einfacher.

Vergessen Sie auch, was Sie über Softwarekosten, insbesondere was Sie über laufende Lizenz- und Wartungskosten wissen.

Und vergessen Sie unbedingt Ihre meist leidvollen Erfahrungen im Zusammenhang mit der Einführung neuer Software.

Alles weg? Gut.

Dann reden wir jetzt über Maßanzüge. Nehmen wir an, Sie gehören nicht zu den wenigen Menschen, die eine Modellfigur ihr Eigen nennen. Sie sind zu groß, zu klein, zu dick oder zu dünn und Sie fühlen sich in Ihren Klamotten immer mehr oder weniger unbehaglich, sobald Sie an einem Spiegel vorbeilaufen.

Jetzt kommt eine Außerirdische, die Ihnen Maßanzüge, Maßkleider und Maßschuhe verspricht. Und Ihnen zusagt, diese in kürzester Zeit fertigzustellen und jederzeit – auch nachts – nach Ihren Wünschen zu ändern oder gleich von Grund auf neu zu erstellen. Und das nicht nur für Sie allein, sondern für Ihre gesamte Belegschaft.

Ihr Name ist Kryszschftzrportgsdw Ipndgeosndheoorhsdiien42. Und weil Sie das beim besten Willen in diesem Leben nicht mehr lernen werden, dürfen Sie sie KI nennen. Damit KI für Sie tätig werden kann, müssen Sie nur eine kleine, kostengünstige Werkstatt einrichten und dürfen nicht vergessen, Ihre Stromrechnung zu bezahlen.

Nun müssen Sie in eigenen Worten beschreiben, wie Ihr Anzug aussehen soll. Wenn Sie ein Foto haben, zeigen Sie es ihr. Wenn Sie bereits einen tollen Anzug von der Stange haben, der leider beim Waschen eingelaufen ist, geben Sie ihr den. Dann warten Sie. Je nach Aufwand zwischen 5 und 42 Minuten. Dann ist der Anzug fertig. Sie ziehen ihn an. Er passt.

Na ja, hier und da zwickt es dann doch. Macht nichts, zurück zu KI, kurz erklären, wo es kneift, und kaum, dass Sie Ihren Kaffee alle haben, sind die Änderungen gemacht. So geht das immer weiter. Anziehen, Ideen haben, Bescheid sagen, fertig.

Ein Traum? Ja, was Maßanzüge betrifft, aber inzwischen Realität bei Software.

Glauben Sie nicht? Dann zeigen wir es Ihnen. Live und in Farbe.

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Warum Standardsoftware für viele KMUs nicht reicht

Die meisten KMUs zahlen für Funktionen, die sie nie anfassen – und vermissen gleichzeitig die eine Funktion, die ihren Alltag wirklich einfacher machen würde.

Anforderung Standard-ERP (SAP, Sage, Lexware …) Custom-ERP
Branchenspezifische Logik Generisch – Anpassung teuer oder schlicht unmöglich Von Anfang an auf Ihre Branche zugeschnitten
Integration externer Systeme Connector-Module, Lizenzkosten, Wartungsaufwand Direkte API-Anbindung – kein Zwischenlayer
Laufende Kosten Monatliche Lizenzen, Nutzer-Gebühren, Pflicht-Updates Einmalige Entwicklung – keine Folgekosten
Datenschutz & DSGVO Daten liegen beim Anbieter – irgendwo in der Cloud Ihre Daten, Ihre Hardware – 100 % DSGVO-konform
Änderungen im laufenden Betrieb Ticketsystem, Wartezeiten, Mehrkosten, vielleicht nie Direkte Änderung – morgen produktiv

Was ein Custom-ERP ist – und was nicht

Was ein Custom-ERP leistet

  • Bildet exakt Ihre Geschäftsprozesse ab – nicht irgendwelche
  • Läuft lokal auf Ihrer Hardware – kein Cloud-Zwang
  • Spricht direkt mit Ihren Bestandssystemen (APIs)
  • Wächst Schritt für Schritt mit Ihrem Unternehmen
  • Vollständiger Quellcode bleibt bei Ihnen
  • Kein Vendor-Lock-in, kein Lizenzmodell

Was es nicht ist

  • Kein ERP für alle – sondern genau für Sie
  • Kein Fertigprodukt aus dem Regal
  • Keine Monatspauschale für ungenutzten Funktionsumfang
  • Keine erzwungenen Updates des Anbieters
  • Kein Abhängigkeitsverhältnis – Sie entscheiden, wer entwickelt

In vier Phasen zum laufenden System

Phase 1

Analyse

Ihre Prozesse verstehen, Kernfunktionen definieren

Phase 2

Entwicklung

Iterativ, transparent, mit laufender Abstimmung

Phase 3

Produktivbetrieb

Sofort produktiv – kein aufwändiges Rollout

Phase 4+

Erweiterung

Neue Module nach Bedarf – wann immer sinnvoll

Praxisbeispiel

Referenz: Scharnhorst Consulting GmbH · DOCBOX®-Fachhandel

„Als DOCBOX®-Fachhändler brauchte ich eine Lösung, die Kundenstamm, Angebote, Rechnungen, E-Mail und Archivierung direkt miteinander verbindet – und mir morgens sagt, was heute zu tun ist. Keine Standardsoftware konnte das. Also haben wir es gebaut: 100 % auf meinen Alltag zugeschnitten, alle Daten lokal, keine Lizenzkosten, DSGVO-konform aus dem Stand."

Peter Scharnhorst · Scharnhorst Consulting GmbH · Ovelgönne

Vertrieb & Dokumente

  • ·Angebot → AB → Rechnung mit einem Klick
  • ·PDF automatisch erzeugt und per Mail versendet
  • ·Direkte Ablage in DOCBOX®
  • ·Pro-Forma-Angebote mit Versionshistorie
  • ·TAN-Pool-Verwaltung für Lizenzen

Kommunikation & Überblick

  • ·Mail-Client direkt im ERP (lesen & schreiben)
  • ·1-Klick-Anruf mit Ansprechpartner-Nummer
  • ·Zammad-Tickets mit KI-Zusammenfassung
  • ·KI-Tages-Briefing: was liegt heute an?
  • ·Dashboard mit Umsatz, Fristen, offenen Vorgängen

Das Ergebnis

  • ·0 € laufende Lizenzkosten
  • ·Alle Daten lokal – volle DSGVO-Kontrolle
  • ·Startet automatisch beim Login
  • ·Neue Funktion gewünscht? Stunden, nicht Monate
Die vollständige Entwicklungsgeschichte lesen →

Praxiseinblick

So sieht es aus

Kein Mockup, keine Werbegrafik – Screenshots aus dem täglich produktiv genutzten System (Anzeigedaten zu Demonstrationszwecken).

Dashboard des Custom-ERP mit KPI-Kacheln, Monatsumsatz-Diagramm und offenen Vorgängen
Dashboard: Umsatz, offene Vorgänge und Termine auf einen Blick
Kundenstamm-Übersicht mit Filterung nach Kundensegment
Kundenstamm mit Filterung nach Direktkunde, Fremdkunde und Fachhandelspartner
Angebot mit Positionsliste im Dokument-Workflow
Angebot mit Positionsliste – ein Klick zur Auftragsbestätigung
Mail-Client direkt im Custom-ERP
E-Mails lesen und schreiben direkt im ERP
Kalenderansicht mit Terminen aus Infomaniak CalDAV
Kalender mit Terminen direkt aus Infomaniak CalDAV
KI-Tages-Briefing mit ausgewerteten E-Mails der letzten 7 Tage
KI-Tages-Briefing: die E-Mails der letzten 7 Tage automatisch ausgewertet

KI & Datenschutz

KI-Assistenz – lokal, sicher, DSGVO-konform

🧠

Tages-Briefing auf Knopfdruck

Alle E-Mails der letzten 7 Tage werden analysiert: Kundenmails oben, thematisch zusammengehörige Mails gruppiert, offene Aufgaben extrahiert. Kein manuelles Durcharbeiten des Posteingangs mehr.

🎫

Ticket-KI mit Handlungsempfehlung

Support-Tickets werden automatisch zusammengefasst. Die KI bewertet: Was muss heute erledigt werden, was wartet, was ist abgeschlossen? Direkt sichtbar auf dem Dashboard.

🖥️

Lokale KI auf dem Mac mini 4 Pro – 100 % DSGVO-konform

Das KI-Modell läuft vollständig lokal über Ollama auf einem Apple Mac mini 4 Pro (M4-Chip, Neural Engine). Keine einzige Zeile Ihrer Geschäftsdaten verlässt das Haus. Kein API-Vertrag, kein Datenschutzerklärungsrisiko, keine Abhängigkeit von externen Diensten.

Alternativ: Für Betriebe ohne eigenen KI-Server läuft die Analyse optional über die Anthropic Cloud API (Claude) – mit klarer Datenverarbeitungsvereinbarung. Umschaltbar in den Einstellungen, ohne Programmieraufwand.

Typische Module – kombinierbar nach Bedarf

Jedes Modul ist einzeln nutzbar und wird nur dann eingebaut, wenn Sie es wirklich brauchen.

👥

Kundenstamm

Automatische Datenerfassung aus Firmenwebsites, Ansprechpartner, 1-Klick-Anruf, Dokumenthistorie.

📄

Dokumente

Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen – nummeriert, versioniert, statusgetrackt.

✉️

Mail-Client & PDF

E-Mails lesen und schreiben direkt im ERP. PDFs automatisch erzeugt und versendet.

🗄️

DMS-Integration

Direkte Anbindung an DOCBOX®, SharePoint, S3 oder andere Ablagesysteme per REST API.

⏱️

Zeiterfassung

Projektzeiten, Monatsberichte, CSV-Export für Buchhaltung oder Lohnabrechnung.

🧠

KI-Assistent

Tages-Briefing, Ticket-Zusammenfassung, Aufgaben-Extraktion – lokal oder Cloud, Ihre Wahl.

🔗

API-Anbindungen

Microsoft 365, DATEV, Warenwirtschaft, Shopify, Zammad – je nach Ihrer Infrastruktur.

⚙️

Sonderprozesse

Branchenspezifische Logik: Lizenzverwaltung, Fachhandelsstrukturen, Provisionen u. v. m.

Für wen ist ein Custom-ERP das Richtige?

Sie sind richtig hier, wenn …

  • Ihr Geschäftsmodell Besonderheiten hat, die kein Standard abbildet
  • Sie heute mit Excel, Word-Vorlagen oder Insellösungen jonglieren
  • Sie Daten zwischen Programmen manuell kopieren – täglich
  • Ihnen Datenschutz und Datensouveränität wirklich wichtig sind
  • Sie wissen, was Sie brauchen – und es einfach nicht finden
  • Sie langfristig unabhängig von Software-Anbietern bleiben wollen

Typische Branchen & Szenarien

  • ·IT-Fachhändler & Systemhäuser mit Herstellerbindung
  • ·Handwerksbetriebe mit eigener Aufmaß- und Abrechnungslogik
  • ·Beratungsunternehmen mit Projekt- und Zeiterfassung
  • ·Händler mit Fachhandelspartner-Strukturen
  • ·Dienstleister mit Vertrags- und Lizenzmodellen
  • ·Jedes KMU, das seine Prozesse kennt – und digital leben will
Unser Ansatz: Wir starten klein. Ein Kernprozess, produktiv innerhalb weniger Tage – und wachsen dann mit Ihren Anforderungen. Kein Mammutprojekt, kein halbjähriges Rollout, keine Überraschungen auf der Rechnung.

Modern, schlank, wartungsarm

Bewährte Technologien ohne Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller.

🌐

Browser-basiert

Keine Installation auf Arbeitsplätzen. Jeder Browser genügt – lokal im Netzwerk oder via VPN erreichbar. Läuft auf Windows, Mac, Linux.

🔒

Lokal & DSGVO-sicher

Der Server läuft auf Ihrer eigenen Hardware. Keine Daten verlassen Ihr Haus. Backups auf Ihre NAS – stündlich, automatisch, ohne Cloud-Dienst.

🧠

KI-ready – lokal oder Cloud

Lokale KI (Ollama auf Mac mini 4 Pro) für maximalen Datenschutz. Optional: Cloud-Modelle (Anthropic). Kein Vendor-Lock-in, auch hier nicht.

⚙️

Automatischer Betrieb

Startet beim Systemstart automatisch im Hintergrund. Kein manueller Start, keine Wartung durch den Anwender nötig.

🔗

Integrierbar

REST-APIs, SMTP/IMAP, Playwright-PDF, DOCBOX® REST API v2, Microsoft Graph – wir binden an, was Sie bereits haben.

🚀

Zukunftssicher

Python + FastAPI + SQLite – bewährte Technologien ohne Abhängigkeit von einem einzelnen Hersteller. Wächst mit, wird nicht eingestellt.

Vom Gespräch zum laufenden System

Schritt 1

Erstgespräch

Prozesse verstehen, Kernbedarf herausarbeiten, Scope festlegen

Schritt 2

Konzept & Angebot

Modulplan, Zeitschätzung, transparente Kosten – keine bösen Überraschungen

Schritt 3

Entwicklung

Iterativ mit laufender Abstimmung – früh testbar, früh produktiv

Schritt 4

Übergabe & Betrieb

Einweisung, vollständiger Quellcode, optionale Weiterbetreuung

Was Sie erhalten

  • Vollständiger, lesbarer Quellcode – gehört Ihnen
  • Dokumentation der Datenbankstruktur und Abläufe
  • Einweisung für Administratoren & Nutzer
  • Optional: laufende Weiterentwicklung nach Bedarf

Unsere Stärken

  • ·Wir nutzen das System selbst – täglich, produktiv, im echten Betrieb
  • ·Direkte Entwicklung ohne Agentur-Overhead
  • ·Schnelle Umsetzung: Kernfunktionen in Tagen, nicht Monaten
  • ·Ehrliche Beratung: Wir bauen, was Sie wirklich brauchen

Bereit für Ihr Custom-ERP?

Lassen Sie uns über Ihren Prozess reden.

Ein kurzes Gespräch reicht, um zu sehen, ob ein Custom-ERP für Sie das Richtige ist. Kostenlos, unverbindlich – und konkret.

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